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Formation de vos collaborateurs: 6 astuces pour maintenir le niveau des connaissances

Distanciation sociale et télétravail

Télétravail

Comment les employeurs doivent-ils s'adapter au changement d'ère pour maintenir le niveau de connaissances de leurs employés malgré la distance?

La distanciation sociale due à la pandémie de coronavirus a entrainé une généralisation du télétravail et une entrée dans les mœurs des visioconférences à l'aide d'outils déjà connus du grand public (Skype, Messenger, WhatsApp) et d'autres qui se sont fait un nom (Zoom, Teams de Microsoft, Hangouts de Google).

  • Que signifie cette nouvelle donne pour l'entreprise et ses employés?
  • Comment la distanciation sociale impacte-t-elle les relations entre collaborateurs et management?
  • Comment rattraper les éventuels retards de formation?
  • Comment maintenir à niveau les employés en télétravail?
  • Comment inculquer de nouvelles connaissances sans pouvoir le faire dans une salle de formation?
  • Comment tester l'acquisition des nouvelles connaissances?
  • Et comment sauvegarder la culture d'entreprise malgré la distance?

Le télétravail a coupé l'accès à la formation standard, entrainant les employés à s'auto-former. Est-ce une bonne chose pour l'entreprise? Pour les employés? Le recul manque.

Le moins que l'on puisse dire, c'est que ce nouveau monde hyperflexible qui s'ouvre à nous comporte pour le moment plus de questions que de réponses. Mais aussi des opportunités à saisir.

Quelles solutions pour le maintien des connaissances?

Connaissances

Maintenir le niveau des connaissances des collaborateurs, cela représente un certain nombre de défis à relever à distance:

  • la préservation de l'acquis (connaissances métier)
  • l'acquisition de nouvelles connaissances (mise à jour)
  • le contrôle des acquis (validation des connaissances)
  • le maintien de la culture d'entreprise

Il s'agit de bien gérer le niveau des connaissances dans un environnement qui respecte les protocoles de sécurité de l'information ainsi que la sphère privée de l'employé.

1 - Comment préserver l'acquis malgré le handicap de la distance?

Les connaissances durement acquises dans l'entreprise risquent de s'éroder avec le temps et la distance sociale du contexte pandémique. En effet, le collaborateur étant éloigné de son environnement de travail habituel, il risque de perdre ses repères et ses habitudes, handicapé aussi par l'absence de collègues à proximité.

Le chat, l'e-mail, la vidéoconférence, sans oublier le "bon vieux" téléphone (devenu smart), permettent de garder un contact quasi direct avec ses collègues et de s'affranchir de la distance. Les possibilités sont illimitées, partage de fichier et d'écran (en temps réel) inclus.

Les outils de collaboration à distance permettent de "faire avancer la machine" même si celle-ci est déstructurée, et de maintenir l'acquis.

2 - Comment acquérir de nouvelles connaissances?

Maintenir l'acquis, c'est une chose, mais comment acquérir de nouvelles connaissances en étant éloigné de son cadre de travail habituel? Via l'e-learning, un mode de formation qui donne l'opportunité se former en tout lieu, en tout temps et sur tout support.

Le contexte pandémique est propice à son adoption.

Avec l'e-learning, les collaborateurs ont la possibilité:

  • d'acquérir de nouvelles connaissances
  • de maintenir leur niveau de connaissances
  • de rattraper leur éventuel retard prépandémique

La formation en ligne à distance, une solution "trois-en-un" pour la diffusion des connaissances.

3 - Comment contrôler les nouveaux acquis?

L'e-learning permet de maintenir son niveau, de rattraper le train en marche ou d'acquérir de nouvelles connaissances, mais aussi de prendre la température en s'assurant que ce qui doit être acquis l'est bel et bien.

La plupart des outils de formation en ligne incluent des fonctionnalités pour tester le niveau de connaissance des utilisateurs via des tests ou des quiz. Ils donnent en outre aux responsables de formation la possibilité de suivre l'avancement de chacun des participants (nombre de module achevés).

4 - Comment veiller au respect de la sphère privée?

Le télétravail implique de trouver le juste équilibre entre la protection des données de l'entreprise et le respect de la sphère privée du collaborateur. Même si le smartphone a déjà rendu la frontière professionnel-privé passablement perméable, celle-ci s'ouvre encore un peu plus avec le travail au foyer. Il faut faire en sorte que la séparation existe toujours, pour le bien-être de tous.

5 - Comment "cultiver à distance" la culture d'entreprise?

La culture d'entreprise risque de s'estomper avec le travail à distance. Comme dans une relation romantique, l'adage "loin des yeux, loin du cœur" prévaut, et ce, malgré les réseaux sociaux et la vidéoconférence. Pas de formule magique en l'occurrence, il faudra attendre l'assouplissement des mesures sanitaires pour reforger cette culture.

6 - Comment garder les troupes motivées?

Qu'il s'agisse du travail lui-même, ou de l'acquisition de nouvelles connaissances, la motivation des employés risque de s'éroder au même titre que la culture d'entreprise.

Pour maintenir les employés motivés, il faut veiller à la qualité des contenus de formation, tout comme à la qualité du contenant (logiciel d'apprentissage à distance). Il faut captiver l'apprenant avec du multimédia et de l'interaction, du contenu "vivant", clair et concis, et un cursus aussi flexible que possible.

E-learning et partage d'information

Partage d'information

Partage d'information

Le partage d'information est largement entré dans les mœurs, que ce soit via l'intranet, les réseaux sociaux d'entreprise, la messagerie électronique, les disques dans le cloud (OneDrive, Google Drive), ou d'autres outils spécialisés (SharePoint, Microsoft Teams, Slack, etc.).

Il est dès lors aisé de mettre à disposition des employés tous les documents nécessaires (bureautiques et multimédias) afin que ceux-ci s'en servent en tout temps et en tout lieu.

Un inconvénient toutefois, le côté "brut" de la méthode. L'information est transmise et l'on assume qu'elle est "digérée" par l'employé, mais sans la possibilité de faire de suivi, de s'assurer que les connaissances transmises sont bien acquises.

e-learning

E-learning

Pour pallier l'impossibilité de se former en salle, il existe une solution prépandémique de choix, l'e-learning. D'utile avant la pandémie, l'enseignement à distance en ligne devient une réalité de plus en plus incontournable avec la généralisation du télétravail, du fait de sa grande flexibilité (multisupport, accessibilité en tout temps et en tout lieu).

L'e-learning répond à la triple problématique temporelle "passé – présent – futur":

  • en permettant de rattraper tout retard de formation éventuel
  • en permettant de rester à jour (formation, processus d'entreprise)
  • en permettant de planifier les futurs ateliers virtuels de formation

De plus, il est aisé de tester l'acquis malgré la distance avec un outil e-learning adéquat. Cela permet de déterminer si les collaborateurs sont toujours affutés, si leurs connaissances sont à jour et si leur niveau de connaissance est homogène.

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